入库单(Albaranes)

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入库单的创建

【实例】

 

2009年9月7日博浩进出口公司烟台分公司接收到从金叶商贸公司采购的一批货物,现仓库管理员需创建该批货物的入库单,已知入库商品盘点单如下图所示:

 

【操作】

 

1. 登录“博浩商务管理专家[轻松管理]”,单击主窗口左侧导航条中“对供应商账单”下的“Albaranes”(下图红笔标注)。

 

 

2. 进入“Albaranes de Proveedor”窗口后,单击“增加账单”(下图红笔标注)。

 

 

3. 进入入库单编辑窗口,开始填写入库单内容(系统默认情况下供应商编号不得为空)。

 

以下按照上图中编号顺序介绍如何填写入库单:

 

(一)供应商编号

 

直接输入

在供应商编号栏直接输入供应商编号“0908012”。

 

查询输入

在不确定供应商编号的情况下:

①光标位于供应商编号栏时按删除键“Delete”调出供应商维护窗口,用键盘方向键↓↑或鼠标单击选中供应商“金叶商贸公司”。

 

②供应商选中情况下双击或按插入键“Insert”录入选中的供应商编号。

 

供应商编号录入成功,栏下显示该供应商的中西文名称,如下图所示:

 

注意:⊕查询供应商时,如供应商繁多可在供应商维护窗口的供应商查询栏输入供应商编号、中西文名称(或名称首字母)、CIF或电话则显示包含关键字的供应商(模糊查询)。

或按删除键“Delete”切换到精确查询,需要输入精确的供应商编号则只显示要查找的供应商。

⊕如需输入的供应商不存在,需要在软件中增加或软件已存供应商信息需要修改,请参见供应商维护进行对应操作。

 

 

(二)日期

系统默认入库日期为当日,【实例】中入库日期即为当日则无需修改。

如果入库日期与系统默认日期不同,请单击调出日期选择栏,单击选择入库日期(日期不能晚于当日或按删除键“Delete”清除日期并按“年/月/日”的格式键盘输入填写即可。

 

(三)仓库

系统默认仓库为General。单击调出仓库选择菜单,用鼠标单击选择“烟台总库”。

注意:如需输入的仓库不存在,请参见仓库维护进行添加。

 

 

(四)折扣

这里的折扣指供应商对整个帐单提供的折扣,如现金折扣等。如果没则无需填写。

用鼠标单击折扣栏后可直接输入折扣,或点击调整折扣大小,单击数量增加,单击数量减小。

 

(五)业务员

单击调出业务员选择菜单,用键盘方向键↓↑或鼠标单击选择zhuangming。

注意:如菜单中没要录入的业务员,即软件中没该业务员信息,用户可参看职员维护进行增加。

 

(六)运输商

这里的运输商是指该批货物的承运商。

单击调出运输商选择菜单,鼠标单击进行选择“捷达运输公司”。

注意:如需输入的运输商不存在,请参见运输商维护进行添加。

 

(七)使用价格

系统默认入库单使用价格为“进货价”,而【实例】中使用的入库价格也为进货价则无需修改。

如需修改单击调出下拉菜单,鼠标单击进行选择。

 

(八)相关帐单

如果入库单是由采购预算单或订单转化而来,则此处显示原始单据的类型和编号,如果没有则不显示。新建入库单该栏内无相关帐单信息。

 

(九)备注

用户可以在此处填写该入库单的有关补充信息。

 

(十)商品信息

★输入商品信息的方法—直接填写★

以录入【实例】中的商品“CUCHARA DE CERAMICA 陶瓷小勺子”为例:

 

① 在商品编码输入栏直接输入商品编码“cj00110”。

 

② 如系统自动录入该商品的名称等其他信息,则证明软件中存该编码对应的商品信息(以往采购并入库过该商品)。

 

如输入编码后,其他信息为空(如下图所示),则用户需参看下面的操作将商品信息增加到软件中:

 

a.按“Ctrl”+“A”,在弹出询问信息(如下图所示)后单击“确定”。

 

b.进入商品编辑窗口填写商品信息,具体填写方法请参看商品维护

 

c.填写完毕单击“退出”回到入库单编辑窗口,此时编辑的商品信息已保存到软件中,入库单编辑窗口显示该商品基本信息。

 

③ 商品基本信息录入后,鼠标单击数量栏,填写该商品入库数量“60”。

 

④ 数量填写完毕,我们可以看到入库单中的商品进货价与系统自动录入的进货价不相同(该商品上次进货价与本次的不相同),按方向键←或鼠标单击单价栏,键盘输入本次进货价“0.60”。

 

⑤ 进货价修改完毕按方向键←或鼠标单击折扣栏,键盘输入折扣“2”。

 

⑥ 该商品信息录入完毕鼠标单击下一商品编号输入栏重复上面的操作录入所有入库商品即可。

 

入库单商品录入过程中的相关操作:

删除已录入的商品:鼠标单击选中要删除商品的编码,按“Ctrl”+“Num-”即可。

删除所已录入的商品:在入库单编辑主窗口按“Ctrl”+“F4”,在出现询问信息(如下图所示)时单击“确定”即可。

删除全部折扣:在入库单编辑主窗口按“Ctrl”+“Shift”+“/”,在出现询问信息(如下图所示)时单击“确定”即可。

修改商品临时名称:选中要修改商品的编码按“Ctrl”+“N”,在弹出的对话框中填入商品临时名称,填写完毕单击“确定”即可。

注意:在输入时如需换行请按“Ctrl”+“Enter”。

修改已录入商品的信息:选中商品编码,按“Ctrl”+“F7”调出商品编辑窗口,修改完毕单击“退出”即可。

插入商品:选中商品编码,按“Ctrl”+“Num+”,则在该商品上一行插入一条新的商品输入区。例如,选中编码为“CJ00009”,则插入后如下图所示:

添加商品备注:选中要添加备注商品的编码按“Ctrl”+“N”,在弹出的对话框中填入商品备注,填写完毕单击“确定”即可。

注意:在输入时如需换行请按“Ctrl”+“Enter”。

 

★输入商品信息的方法—商品查询填写★

 

以录入【实例】中的商品“TALLARINES 648G 泰国乌龙面 海鲜味”为例:

① 单击选中商品编码输入栏。

② 查找需要录入的商品。

查找方法两种:一是按商品基本信息查找,二是按商品图片查找。

按商品基本信息查找

按删除键“Delete”调出商品查询窗口,用方向键↓↑或鼠标单击选中“TALLARINES 648G 泰国乌龙面 海鲜味”。

注意

⊕如商品繁多可在商品查询栏进行精确或模糊查询。详细操作方法同(一)中供应商查询。

⊕如要查找的商品不存在,则单击工具栏中的“增加[F5]”(下图红笔标注)或按热键F5,进入商品编辑窗口进行增加,增加的具体方法请参看商品维护

⊕如已存商品信息需要修改,则选中商品并单击工具栏中的“修改[F7]”(下图红笔标注)或按热键F7进入商品编辑窗口,修改完毕单击“退出”即可。

 

按商品图片查找商品(只适用于软件中已存该商品及商品图片的情况)

按“Ctrl”+“Eelete”调出商品查询窗口,用方向键←↑↓→选中

要录入商品的图片即可。

下图信息只做示例:

注意

⊕如商品繁多除商品查询栏查询外,还可以单击工具栏中的“商品类别[F4]”(上图红笔标注)后单击选择商品类别,则窗口只显示该类别下的商品图片,查找范围缩小。

⊕已存商品信息需要修改,则选中需要修改的商品,单击工具栏中的“修改[F7]”或按热键F7进入商品编辑窗口,修改商品信息完毕单击“退出”即可。

 

③ 找到要输入的商品后,鼠标双击或按插入键“Insert”录入选中商品编号,其他操作与上一方法相同。

 

★输入商品信息的方法--导入Excel文件★

 

导入Excel文件创建帐单的方法请参看附录——如何导入Excel文件到帐单

 

 

4. 入库单填写完毕,单击工具栏中的“保存[F9]”(下图红笔标注)或按热键F9。

 

5. 保存成功,此时帐单出现在“Albaranes de Proveedor”主窗口中(下图红笔标注)。

注意:帐单生成的先后顺序从下到上排列,即刚生成的帐单位于所有入库单的最上方。

 

【提醒】

保存入库单时,电脑检查该次进货价格是否与软件中已存该商品的进货价不同。如果不同,且入库单的日期比软件中已存该商品进货价的设定日期晚,则电脑自动更新商品库的进货价。

 

 

【入库单对库存的影响演示】

 

● 登录“博浩商务管理专家[轻松管理]”,单击主窗口左侧导航条中“仓库管理”下的实际库存“Stock Total”(所有仓库商品的汇总)。

 

 

● 进入实际库存统计窗口,记录当前商品的库存情况(下图红笔标注)的商品为例。

 

 

● 记录完毕后按回车键“ESC”回到主窗口,按【操作】描述的方法创建一张入库单并保存,入库单的商品信息如下图所示:

 

● 入库单保存成功后,重新进入实际库存Stock Total统计窗口,单击“刷新”(图中红笔标注)后观察库存变化。

 

● 入库单中录入的商品库存发生了相应的增加,其他商品库存不变。

 

 

【提醒】

 

当操作“博浩商务管理专家[专业收款]”的职员拥有入库权时,在[专业收款]中也可以创建入库单。

 

 

1. 登录“博浩商务管理专家[专业收款]”后单击主窗口工具栏的“仓库管理[F11]”或按热键F11调出仓库管理选项,鼠标单击选择“入库单”。

 

2. 入库单创建的其他操作与“博浩商贸管理专家[轻松管理]”一样。

 

 

入库单的修改

【功能】

 

修改已创建的入库单内容。

 

【操作】

 

1. 选中要修改的帐单编号,单击“修改帐单”(下图红笔标注)。

 

2. 进入入库单信息编辑界面,修改完毕保存即可。

注意:使用价格不得修改。

 

入库单的转化

【功能】

 

根据业务流程的需要将入库单转化为发票单、审核(确认入库单正确)或付款。

 

【操作】

 

1. 找到要转化的入库单,单击编号栏中的,进入帐单转换选项。三种选择,转化为Facturas de Proveedor(发票单)、审核和付款。

注意:转化后的帐单处于审核状态无法修改或转化成其他帐单。

① 单击“转为Facturas de Proveedor”→“确认转换为Facturas de Proveedor”,即将入库单 转换为发票单。

注意:入库单转化为发票单后,发票库存相应增加。

② 单击“审核”→“确认审核”,证明该入库单已确认正确。

③ 单击“付款”即进入付款登记界面。

a.单击修改付款日期和结账方式,金额和备注可以鼠标选定输入栏后进行修改。

注意:如果需要的结账方式不存在,请参看结账方式维护进行添加。

b.付款登记填写完毕,请单击“确定”。帐单付款成功。

2. 转化后的帐单,其编号栏缺省值为是(有√)此时单击可以发现“取消审核”选项,单击“取消审核”,该帐单可以重新进行修改但不能再次转化为发票单或付款(超级用户CAJA可以取消帐单审核,而普通用户不可以)。

3. 被转化帐单的“目标帐单”栏内显示帐单被转换成什么类型的帐单以及在该类型帐单中的编号

入库单的查询

【功能】

 

快速有效的查找用户需要的帐单。

 

【操作】

 

1. 单击“Albauanes de Proveedor”窗口右下端的“已结算”则窗口显示处于审核阶段

的帐单,单击“待结算”则显示未转化或取消审核的帐单,单击“全部”则显示所有帐单。

 

2. 在显示“全部”帐单的同时,单击“Albauanes de Proveedor”窗口左下端的“本日”,则窗口显示当日创建的所有帐单,同理单击其他选项则显示对应的帐单(“区间”时间不设置则单击只显示当日帐单)。

“区间”设置:

①双击“区间”,出现时间设置框,单击选择时间或直接用键盘输入(系统默认时间为前一日)。

②修改完毕单击“确定”,窗口即显示设置时间区间内的所有帐单。

【查询帐单实例】如要查询本月处于审核阶段的帐单,则单击“本月”后单击“已结算”则窗口显示本月处于审核阶段的帐单(单击“已结算”后单击“本月”也可)。

 

3. 或在帐单查询栏中输入帐单编号等帐单有关信息进行查询。

 

4. 单击编号栏或日期栏中的可以查询该帐单的商品信息,再次单击则取消显示。

入库单及列表导出为Excel文件

【功能】

 

一是将入库单导出为Excel文件,二是将入库单列表导出为Excel文件。

 

【操作】

 

1. 入库单导出为Excel文件

 

①入库单填写完毕,在入库单编辑窗口单击“帐单”→“导出为Excel文件”。

 

②导出成功后保存Excel文件即可。

 

2. 入库单列表导出为Excel文件

 

①首先在入库单主界面,查询需要导出的入库单。

 

②单击“导出为EXCEL”(下图红笔标注)。

 

③导出成功后保存Excel文件即可。

入库单的打印

【功能】

 

打印用户需要的入库单(在打印机已连接情况下)。

 

【操作】

 

1. 首先在“辅助管理” →“个性化报表” →“打印参数设置”中对帐单打印有关的选项进行设置,详见个性化报表-打印参数设置(与帐单打印有关的设置1.12~1.15、1.25、1.27、3)。

 

2. 设置成功,回到入库单主窗口,选中要打印的帐单编号,单击“打印预览”(下图红笔标注)对入库单进行打印设置。

 

①系统默认情况下“报表视图”为空,即入库单只显示商品编码(如在“打印参数设置”中选择了,则只显示商品条码)。

单击调出下拉菜单,选择“入库单(商品编码+条码)”则帐单既显示商品编码也显示商品条码。

 

②单击“选项”,可以进行银行帐号及水印设置。

a.单击选择(有√)“银行帐号”,则帐单显示供应商银行帐号(供应商银行账号已填写),不选 择则不显示。

 

b.水印的打印设置种:无、原件、副本。

系统默认为“无”,即打印帐单无水印。

单击“原本”,帐单出现“ORIGINAL”底纹,即表明打印帐单为原本。

单击“复本”,帐单出现“COPIA”底纹,即表明打印帐单为复本。

c.单击“导出[F9]”或按热键F9,可将帐单导出,并可保存成Excel、Word、PDF、HTML等格式的电子文档。

 

 

3. 设置完毕单击“打印”,执行打印操作即可。

 

 

4. 如无需布局和打印设置,直接在主窗口点击“打印帐单”(图中红笔标注),执行打印操作即可。

入库单中商品标签的打印

【功能】

 

打印商品出售时所需要的商品标签、零售价签和批发价签。

 

 

【实例】

 

200995日阳光商场从博浩进出口公司采购的一批货物已经验收入库,现需打印入库货物的商品标签以便销售,要求商品标签包含商品的零售价。

 

 

【操作】

 

 

1. 打印标签前请先进行参数设置,具体设置方法请参见个性化报表设置1.3、1.6、5。

 

 

2. 新建入库单信息填写完毕或软件已存入库单打开后,单击入库单编辑窗口的“工具”→“打印商品标签”。

 

 

3. 进入商品标签打印预览窗口用户可根据商品标签的打印要求进行相关设置。

 

例如,【实例】中要求打印的商品标签包含商品零售价,则用户可单击“报表视图”栏的(下图红笔标注),用鼠标单击选择“条码标签38.1×21.2mm65直角边(带零售价)”即可。

 

 

4. 设置完毕单击“打印”(下图红笔标注)即可。

注意:打印的商品标签数与入库单对应商品的入库数量相同。

 

例如,【实例】中“陶瓷小勺子”的入库数量为60,则打印出的商品标签数也为60。

 

 

如用户需打印商品零售价或批发价签请参看下面操作:

 

打印零售价签

 

新建入库单信息填写完毕或软件已存入库单打开后,单击入库单编辑窗口的“工具”→“打印零售标签”即可。

打印出的零售价签包含商品的编号、条码(无条码则不显示)以及零售价。

 

 

打印批发价签

 

新建入库单信息填写完毕或软件已存入库单打开后,单击入库单编辑窗口的“工具”→“打印批发标签”即可。

打印出的批发价签包含商品的编号、条码(无条码则不显示)以及批发价。

 

以上为入库单打印商品标签的操作说明,其他帐单打印商品标签的方法类同,请用户参照使用。

 

 

 

★打印商品标签时临时商品(0编号商品)的应用★

 

【功能】

 

临时商品(商品编号为0)无实际意义但不可删除。在打印商品标签时该商品标签为空白(如下图所示),因此用户可以利用临时商品来节省商品标签打印纸。

 

 

【实例】

 

200995日阳光商场入库一批从博浩进出口公司采购的商品并打印商品标签完毕,但最后一张标签纸没有完全使用(如下图所示)。仓库管理员在入库下一批从金叶商贸公司采购的货物并打印商品标签时即可利用临时商品来使用这张标签纸未利用的部分。

 

 

 

【操作】

 

1. 登录“博浩商贸管理专家[轻松管理]”,单击主窗口左侧导航条中“对供应商账单”下的“Albaranes”(入库单)。

 

 

2. 进入“Albaranes de Proveedor”主窗口后,单击“增加账单”(下图红笔标注)。

 

 

3.在入库单编辑窗口输入供应商编号、日期等信息后开始填写商品信息。

 

 

4.在输入商品信息时,应先输入与该标签纸已占用标签数相同数量的临时商品,然后再输入入库单中的其他商品信息。

 

例如,【实例】中标签纸已占用标签数为12个,则插入的临时商品数量为12。

 

注意:如入库单为软件已存帐单,则用户只要在帐单商品信息的最上端插入与该标签纸已占用标签数相同数量的临时商品即可。

 

 

5.商品信息输入完毕,单击工具栏中的“打印[F8]”→“打印商品标签” 即可。

 

如果用户使用一张新的标签纸,由于前12个商品为临时商品(打印出的标签为空白),所以打印出的商品标签如下图所示:

 

但是由于使用的是前12位已使用的标签纸,则打印出的标签如下图所示(标签纸完全被利用):

 

 

以上操作是以入库单打印商品标签时使用临时商品节省标签纸为例,其他帐单使用方法类同,请用户参照使用。